مرور دستورالعمل

روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد، یا میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا عملکرد یک واحد سازمانی است.

KPI  چیست ؟

روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد، یا میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا عملکرد یک واحد سازمانی است.

KPI  مخفف (Key Performance Indicator) به معنای شاخص عملکرد کلیدی می باشد.

KPI به درک ما نسبت به میزان خوب بودن سازمان، واحد سازمانی و افراد در مقایسه با اهداف کمی و کیفی تعریف شده است  کمک خواهد کرد.

مشکلی که بسیاری از سازمان‌ها با آن مواجه هستند، در این است که آنها وقت بسیار زیادی برای ایجاد برنامه‌های راهبردی صرف می‌کنند، ولی فرصتی برای فورموله کردن این برنامه‌های نمی‌گذارند.

به منظور تدوین یک استراتژی جهت فرموله نمودن شاخص‌های کلیدی عملکرد، تیم مربوطه در سازمان باید با اصول اولیه را شروع

 کرده، اهداف سازمان را شناسایی نموده، برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی نماید و تعیین کند که چه کسانی می‌توانند بر روی این اطلاعات اقدام نماید.

این فرآیند تکرار شونده، شامل دریافت بازخورد تحلیلگران، مدیران و سرپرستان بخش‌ها می‌باشد و در حین انجام آن، نسبت به اینکه کدام فرایند تجاری نیاز به سنجش توسط شاخص‌های کلیدی عملکرد داشته و اطلاعات مربوط به آن را با چه کسی باید در میان می‌گذارد، درک بهتری خواهند داشت.

انتخاب اشتباه KPI این خطر را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد که آنها را در مسیر اشتباهی قرار دهد و آنها را تشویق به

پیگیری چیزی کند که هیچ پیشرفتی برای آنها ندارد. 

همچنین شاخص کلیدی عملکرد پارامتری قابل اندازه‌گیری است، که می تواند منعکس کننده فاکتورهای حیاتی موفقیت یک سازمان باشد. این پارامترها از هر سازمانی به سازمان دیگر متغیر هستند. 

سه ویژگی مهم KPI :

1-      منعکس کننده اهداف سازمانی باشند

2-      قابل اندازه‌گیری باشند

3-    کلید موفقیت سازمان باشند

 SMART

یکی از راهکارهای ارزیابی شاخص کلیدی عملکرد، استفاده از معیار SMART است که برگرفته از:

کلمات مشخص    Specific

 قابل اندازه‌گیری Measurable

  قابل‌دسترسی   Attainable

مناسب  Relevant

زمان دار    Time Boxed

مدل تعالی سازمانی EFQM (European Foundation for Quality Management)

مدل تعالی سازمانی مدلی است که سازمانها را ارزیابی و عملکرد آنها را اندازه گیری می کند.

این مدل به عنوان یک چارچوب سازمانی گسترده در اروپا به کار گرفته شد و به پایه و اساسی برای مجموعه ای از جوایز کیفی محلی و ملی تبدیل شد.

ارزش تاثیرات واقعی مدل تعالی EFQM در استفاده از آن به عنوان یک سیستم مدیریتی و یک عامل مهم در رشد خود ارزیابی سازمانها می باشد.

این مدل یک ابزار عملی و کاربردی برای یاری رساندن به سازمانهاست که بتوانند تشخیص دهند در کجای مسیر پیشرفت و تعالی قرار گرفته اند و به آنها کمک می کند که خلاها را شناسایی نمایند و راه حلها را در نظر بگیرند.

این مدل در سازمانها صرفنظر از اندازه ، ساختار و بخشهای مختلف آن قابل اجرا و کاربردی است .

مدل (BSC )Balanced Score Card   كارت امتياز دهي متوازن شده:

 BSC چارچوبی است که استراتژی‌های سازمانی را به صورت مجموعه اهداف قابل اندازه گیری از نظر مالکان، سرمایه گذاران، سهامداران خارجی و خود سازمان بیان می‌کند.

اگر این اهداف و معیارهای اندازه گیری مرتبط با آن‌ها و مقاصد سازمان بدرستی انتخاب شده باشند BSC مدیران را قادر می‌سازد که روی فعالیتهائی جهت تحقق آن‌ها تمرکز داشته باشند و به سازمان کمک می‌کند تا به تمامی اهداف استراتژیک خود دست یافته و سازمان را به چشم اندازهای استراتژیک خود نزدیک‌تر می‌سازد.

BSC چگونه کار می‌کند؟

جنبه های کلیدی مورد تاکید BSC عبارتند از :

- روابط علی  مدیران می‌توانند آن چیزهائی را که به نتایج کلیدی موفقیت منجر می‌شوند، شناسائی کنند.

- یادگیری : یک بازخورد مناسب مدیران را قادر می‌سازد تا راههای بهبود را شناسائی کنند.

- کار گروهی : سازمانهائی که فعالیتهای آن‌ها در قالب تیم‌ها انجام می‌پذیرد، به خوب بودن عملکرد افراد اعتقاد دارد

- ارتباطات : یک ارتباط روشن بین اهداف، اولویت‌ها و توقعات جهت دستیابی به حد بالائی از عملکرد در داخل سازمان ضروری می‌باشد.

- اطلاعات BSC منحصر به هر سازمان می‌باشد و قابل استفاده توسط سازمانهای دیگر نمی‌باشد.

مقایسه مدلهای EFQM و BSC

EFQM: ابزارهایی جهت اندازه گیری عملکرد سازمان در مسیر بهبود می باشد، و از طریق مشخص نمودن افتهای عملکردی برای تیم مدیریتی عمل می کنند.

در موارد بسیار زیادی این دو به عنوان جایگزین هم معرفی شده‌اند ولی از زمینه های بسیار متفاوتی برخوردار هستند و طی فرآیندهای متفاوتی بکار گرفته می‌شوند BSC در مقایسه با EFQM کاربرد مناسب‌تری در زمینه مدیریت استراتژیک سازمان دارد، لذا BSC به صورت موازی با EFQM در فعالیتهای مدیریت استراتژیک سازمان بکار برده می‌شود.

BSC  سازمان را متعهد می‌کند که شاخصهای اندازه گیری را در 4 نظر (مالی، مشتریان، فرآیندهای داخلی ویادگیری و رشد) تعریف و مورد بررسی قرار دهد.

در این ابزار باید تعداد شاخص عملکردهای کلیدی KPI برای این چهار مورد انتخاب شود.

این شاخص‌ها باید به گونه ای معرفی شوند که نمایانگر دور یا نزدیک شدن سازمان به استراتژی خود باشند.

 بیانگر موقعیت لحظه به لحظه سازمان در قبال استراتژی‌های خود است.

در مقالات بعدی یه شما ارتباط مابین KPI و میزان اثربخشی استراتژی سئو یک سازمان را بیان خواهیم نمود .